AnalyseDas Datenschutz Management Tool hilft externen Datenschutzbeauftragten bei der Erstellung, Zuordnung und Speicherung von Dokumenten und bei der Kommunikation mit Mandanten. Es handelt sich dabei um eine Online-Plattform auf der der Datenschutzbeauftragte alle Mandanten anbinden und übersichtlich managen kann. Die Plattform ist Kommunikations- und Austauschplattform, Tracking- und Managementtool, Daten- und Dokumentenmanagement sowie ein sicheres Archiv in einem.

Geeignet für alle externen Datenschutzbeauftragten, die über 10+ verschiedene Mandanten betreuen.

 
PROBLEMSTELLUNG
Externe Datenschutzbeauftragte führen für eine Vielzahl von Mandanten widerkehrende Tätigkeiten aus, da die Arbeitspakete für jedes Unternehmen ähnlich sind. Die meiste Zeit verwendet der Anwalt oder Datenschutzbeauftragte mit: Erstellung von Dokumenten, Zuordnung von Dokumenten, Speicherung von Dokumenten, Kommunikation mit Mandanten. Diese Tätigkeiten können durch Software unterstützt und automatisiert werden.

LÖSUNG
Das Datenschutz Management Tool bietet folgende Vorteile:
– Online-Plattform für externe Datenschutzbeauftragte
– Alle Mandaten können eingebunden und übersichtlich gemanagt werden
– Kommunikation- und Austauschplattform zwischen externem DSB und allen Mandanten
– Daten- und Dokumentenmanagement-System (sichere Cloudlösung oder auf eigenem Server des DSB) für externen DSB

ARBEITSABLAUF
1. Anwalt erstellt Mandantenkonto auf Plattform, Mandant erhält persönlichen Log-In
2. Anwalt bereitet to-do Liste für Mandant vor und wählt aus vordefinierten Arbeitspaketen aus (TOM, AV, etc.)
3. Mandant bearbeitet seine to-do Liste
4. Anwalt überprüft Dokumente, diese werden automatisch für beide revisionssicher gespeichert

VORTEILE DES DATENSCHUTZ MANAGEMENT TOOLS
– Einbinden einer unbegrenzten Zahl von Mandaten
– Aus 12 vorgefertigten Arbeitspaketen wie AV Vereinbarungen, TOM, Löschkonzept, Organigramm, Datenschutzerklärung etc. auswählen
– Zeitersparnis beim Erstellen, Versenden, Zuordnen und von Dokumenten
– Zeitersparnis bei der Kommunikation: erfolgt automatisch
– Private To-do Liste für jeden Mandant
– Revisionssichere Ablage aller Dokumente für Mandanten und Anwalt
– Alle wichtigen Dokumente aller Mandanten an einem Ort
– Externen DSB hat die Gesamtübersicht über alle Mandanten – der jeweilige Mandant sieht nur seinen Log in.

+ Insgesammt weniger Mail und Telefonkommunikation,

+ Dokumente werden Mandanten automatisch zugeordnet und für revisionssicher gespeichert

+ Jeder Mandant erhält eigene To-do Liste sowie automatische Mails bei neuen To-do ́s und Status-Meldung

AnalyseZEITERSPARNIS
– Erstellung von Dokumenten erfolgt automatisiert mit Templates
– Versand von Dokumenten wird DSGVO-konform über die Plattform versandt

 
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